È possibile essere produttivi per fare di più con minor fatica? Hai la sensazione di non riuscire a fare tutto ciò che dovresti realizzare benché per la maggior parte del tuo tempo tu sia sempre in attività e magari sotto stress?

Studi recenti dimostrano che la maggioranza delle persone vorrebbero fare di più con minor fatica ma vivono la sensazione opposta perché, in realtà, risultano improduttive quasi al 50% del tempo che dedicano alle loro mansioni come se, su cinque sei giorni di lavoro o di studio o di semplici faccende domestiche, quasi tre andassero concretamente perduti. Insomma altro che fare di più con minor fatica: risultati per tre e fatica per sei giorni!

Come imparare quindi ad essere maggiormente produttivi, senza che questo significhi lavorare per più tempo e con ancora più fatica? Come produrre di più, investendo minore energia e realizzando work-life balance cioè mantenendo l’equilibrio tra lavoro e vita personale?

Ecco dunque 6 suggerimenti vincenti per fare di più con minor fatica cioè lavorare meno e produrre di più, essendo meno stanchi e stressati un po’ sullo stile di Timothy Ferriss, autore del notissimo bestseller “4 ore alla settimana”.

1) Fare di più con minor fatica: avvia la giornata in modo soft

Per fare di più con minor fatica è necessario un avvio soft

Anche le macchine devono essere avviate con attenzione, figurarsi le persone. È fondamentale quindi iniziare la giornata in modo soft senza esporsi immediatamente alle molte stimolazioni esterne (mail, messaggi, telefonate in primis) perché c’è il rischio concreto di dirottare e sprecare le proprie energie per rispondere alle richieste degli altri, limitandosi a reagire a ciò che viene scaricato addosso dall’ansia altrui. Per fare di più con minor fatica, fa parte di questa “dieta mediatica” coltivare anche l’ignoranza selettiva rispetto ai notiziari catastrofici e ai cavalli di battaglia altrui sui social.

Cercare di avere per sé i primi 60-90 minuti della giornata variando il meno possibile la propria routine è importante per mantenere il giusto controllo, quello flessibile, sulla propria giornata, evitando di diventare reattivi alle richieste esterne e quindi riducendo l’ansia e aumentando la produttività. Lo stato emotivo con cui cominciamo la giornata ha infatti un grande impatto sulla produttività, tanto che più si è di cattivo umore e più si cerca di procrastinare.

Inoltre la felicità aumenta la produttività e le chances di successo perché il cervello rende al meglio quando si provano emozioni positive, piuttosto che negative o neutre: gli studenti più felici superano di gran lunga i loro coetanei nei test, i venditori ottimisti superano quelli pessimisti, i medici in uno stato emotivo positivo fanno diagnosi accurate più velocemente dei colleghi.

2) Fare di più con minor fatica: prima di chiederti come fare una cosa, chiediti se davvero devi farla

Fare tutto di corsa nell’illusione di fare di più

Per essere davvero più produttivi e fare di più con minor fatica prima di chiederti come fare una cosa, chiediti se davvero devi farla! Una delle soluzioni adottate più frequentemente è invece quella di cercare di fare tutto e quindi provare a fare le cose più in fretta, ovviamente con risultati che peggiorano con l’accelerazione.

In realtà, la maggior parte delle cose che le persone fanno in fretta, non dovrebbe essere fatte per niente. Questo dipende dal fatto che pochi riescono a distinguere l’importante dall’urgente, così come non riescono a collocare le cose da fare in una precisa scala d’importanza. Molte persone hanno poi un bisogno sproporzionato di considerazione da sé e dagli altri e quindi si comportano come se rispondere alle richieste degli altri le rendesse persone migliori e come se fare tante cose le facesse più competenti.

Imparare a definire ciò che è importante e fare solo quello è una competenza che non si improvvisa, ma che si costruisce per esempio col Life coaching.

3) Fare di più con minor fatica: elimina le distrazioni focalizzandoti

Focalizzarsi è la chiave per fare di più con minor fatica

L’avvento del digitale con tutti i suoi pro ha anche generato qualche contro, ad esempio il globale deficit di attenzione che interferisce in ogni relazione ed azione in corso di svolgimento. Può la cultura nella quale siamo immersi compromettere in modo definitivo i nostri tempi di attenzione? Io non lo credo, perché se vuoi fare di più con minor fatica puoi utilizzare la focalizzazione che è, innanzi tutto, la funzione di limitare il numero di possibilità che dai a te stesso per procrastinare.

Eliminare distrazioni e focalizzarsi sull’obiettivo consiste nel chiudersi in una stanza, con un problema da risolvere o semplicemente una cosa da fare, dicendoti “Ora faccio questo da adesso e per tot tempo e farò solo questo rinunciandovi solo se scatterà l’allarme anti-incendio”.

Tutti gli studi convergono alla conclusione che le distrazioni ci rendono meno competenti e produttivi. La ricerca dimostra che uno dei modi più efficaci per cambiare il comportamento è modificare l’ambiente, tanto che i dirigenti d’azienda che lavorano da casa senza interferenze nelle prime due ore della giornata hanno risultati migliori e agiscono comportamenti migliori nei confronti dei loro collaboratori.

4) Fare di più con minor fatica: collauda la tua personale routine

Mi capita di ascoltare e di imparare da persone veramente produttive e ciò che non sono è “stressate” e ciò che non dicono è “Non so proprio dire come faccio a fare tutte le cose che riesco a fare, ma una cosa è certa: sono un tipo flessibile e decido al momento in base alle varie esigenze”.

Infatti per fare di più con minor fatica ed essere produttivi occorre avere un sistema di abitudini collaudato personalmente. Qualunque sia lo stile di vita, l’importante è averne uno e saperlo trasformare in routine, il che non significa riuscire a fare colazione solo se sei nel tuo bar preferito e più precisamente in quel tavolino 😉 .

Costruire il proprio stile di vita attraverso sistemi e routine rende le persone produttive con risparmio di energia e consente loro che i processi decisionali vengano messi in funzione solo per gli aspetti creativi del lavoro. I sistemi che funzionano contemplano molte cose fatte in maniera automatica, per lasciare l’energia alle cose speciali, così come i grandi geni di tutti i tempi i quali avevano tutti delle routine personali che lavoravano per loro.

Il proprio sistema di routine va sviluppato dunque con la regola del 30/70 cioè realizzando che il 30% delle cose che facciamo determinano il 70% dei successi (e anche viceversa).

5) Fare di più con minor fatica: decidi il da farsi la sera precedente

Decidi il da farsi la sera precedente, prima di cena, e mettilo per iscritto. Le persone produttive e rilassate che vogliono fare di più con minor fatica non si affidano al solo smartphone per avere memoria degli appuntamenti e delle cose da fare l’indomani.

Se è tutto stabilito e scritto su carta, persino quando devi portare e riprendere i bambini da scuola, puoi non pensarci più e svegliarti la mattina seguente con quest’unica incombenza: leggere che c’è da fare in ordine cronologico. Snocciola tutte le cose da fare una a una e poi chiudi la giornata avendo stabilito quando terminerai di lavorare e come, per esempio riordinando la scrivania, eseguendo il backup del computer, facendo il programma per l’indomani.

La ricerca afferma che le persone raggiungono di più gli obiettivi prefissati, descritti e scritti, il che presenta pure il vantaggio per nulla secondario di alleviare l’ansia per il domani e di far godere appieno della serata dedicata alla vita personale e familiare.

6) Fare di più con minor fatica: pianifica e renderai importante la vita

Pianifica e renderai importante la vita

Ci sono cose decise stasera per domani, certo, ma sempre all’interno di una pianificazione settimanale, mensile, annuale e anche pluriennale che in sintesi, pur attraverso mappe mentali scritte, costituisce il progetto di vita di una persona vitale, cioè che ha sogni e progetti finché è viva.

Non si tratta di fare la semplice lista dei desideri, ma di tracciare anche le fasi del percorso necessario per arrivare alla meta con le tappe intermedie e tutto ciò che serve allo scopo. Ogni volta che si rischia di perdersi per strada sopraffatti dal quotidiano, leggere quanto scritto rimette in carreggiata, permette di concentrarsi su ciò che è veramente importante e aiuta a ritrovarsi come persone.

Il termine “produttività” suona come se si parlasse di macchine, mentre stiamo parlando di persone, relazioni, emozioni, progetti e benessere. Tutte le ricerche confermano che le persone diventando più produttive si sentono maggiormente felici.

E tu come fai ad essere produttivo? Poiché imparare ad apprendere è l’abilità principale nella vita, vuoi conoscere tecniche e strategie per fare di più con minor fatica?